Le conseil syndical : rôle et pouvoirs

Un rôle d'assistance et de contrôle

Selon l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il donne aussi son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions qui concernent le syndicat, qu'il soit consulté ou qu'il s'en saisisse lui-même. C'est le relais naturel entre les copropriétaires et le gestionnaire de l'immeuble.

Il ne se substitue pas au syndic : il ne signe pas les contrats, ne paie pas les factures et ne représente pas le syndicat en justice. Mais un conseil impliqué change la vie d'une copropriété : meilleurs devis, comptes vérifiés, assemblées mieux préparées, syndic plus attentif.

Qui peut en faire partie

Les membres sont désignés par l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, pour un mandat de trois ans au plus, renouvelable. Des suppléants peuvent être élus dans les mêmes conditions. Le tableau ci-dessous résume qui peut siéger :

Pour se porter candidat, il suffit en pratique de le faire savoir au syndic avant l'envoi de la convocation, afin que la candidature figure dans le projet de résolution, ou de se présenter le jour de l'assemblée. Un conseil de trois à cinq membres, aux profils complémentaires (chiffres, technique, juridique), est souvent le plus efficace.

Faute de candidats ou de majorité, le procès-verbal le constate et le juge peut, à la demande d'un copropriétaire ou du syndic, désigner des membres volontaires. L'assemblée peut aussi décider de ne pas instituer de conseil syndical, à la majorité de l'article 26, mais c'est rarement une bonne idée : la copropriété perd alors son principal outil de contrôle.

Fonctionnement au quotidien

Le conseil élit son président parmi ses membres. C'est lui qui reçoit les communications écrites du syndic et qui est l'interlocuteur privilégié du cabinet. Les règles d'organisation (fréquence des réunions, répartition des rôles) sont fixées par le règlement de copropriété ou, à défaut, par l'assemblée.

Les fonctions sont bénévoles : aucun membre ne peut être rémunéré. Le conseil peut en revanche prendre conseil auprès de toute personne de son choix et demander un avis technique à un professionnel ; ces dépenses sont des dépenses courantes d'administration, payées par le syndicat. Chaque année, il rend compte de sa mission à l'assemblée générale.

Beaucoup de conseils se réunissent tous les trimestres, et au moins une fois avec le syndic avant l'assemblée annuelle. Le contrat de syndic précise le nombre de réunions avec le conseil incluses dans le forfait ; au-delà, elles peuvent être facturées comme prestation particulière, d'où l'intérêt de bien les planifier.

Contrôler les comptes et les contrats

Le décret du 17 mars 1967 précise l'objet du contrôle : la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions de passation et d'exécution des marchés et contrats, et l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution. L'ordre du jour de l'assemblée est établi en concertation avec lui.

Pour y parvenir, il peut prendre connaissance et copie, après en avoir avisé le syndic, de toutes pièces, correspondances et registres relatifs à la gestion. Si le syndic ne transmet pas les documents demandés dans un délai d'un mois, des pénalités par jour de retard, fixées par décret, sont déduites de sa rémunération forfaitaire lors de l'arrêté des comptes. À défaut, le président du conseil peut saisir le juge. Le syndic doit aussi lui mettre à disposition une copie des relevés du compte bancaire du syndicat.

Les points à vérifier en priorité

• Les écarts budgétaires : chaque poste du budget prévisionnel comparé aux dépenses réelles, et les explications du syndic pour tout dépassement notable.
• Les factures importantes : prestation réelle, bon immeuble, bon exercice, conformité au contrat ou au devis voté.
• Les honoraires du syndic : prestations particulières facturées en plus du forfait, au tarif prévu par le contrat.
• La trésorerie : relevés du compte séparé, niveau des impayés, versements au fonds de travaux sur le compte dédié.
• Les contrats en cours : échéances, clauses de reconduction, révisions de prix, opportunité d'une mise en concurrence.
• Les sinistres : déclarations faites dans les délais, indemnités reçues et reversées.

Ce droit d'accès permanent est plus large que celui de chaque copropriétaire, limité aux semaines qui précèdent l'assemblée : voyez notre guide pour consulter les comptes avant l'AG.

La mise en concurrence du syndic

Avant chaque assemblée appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic professionnel, le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrat, établis selon le contrat type et accompagnés de leur fiche d'information sur le prix. Il peut émettre un avis écrit sur ces projets, joint à la convocation.

C'est un levier concret pour maîtriser les honoraires et la qualité de service. Notre guide de la mise en concurrence du syndic détaille la méthode, et le classement des syndics par ville aide à identifier les cabinets à consulter.

Préparer l'assemblée générale

Le conseil syndical est le mieux placé pour faire de l'assemblée annuelle un vrai moment de décision. Une méthode éprouvée :

1. Deux à trois mois avant : faire le point avec le syndic sur les comptes de l'exercice, les impayés, les sinistres et les travaux à prévoir.
2. Recueillir des devis concurrents pour les contrats et travaux importants, et pour le contrat de syndic s'il arrive à échéance.
3. Construire l'ordre du jour avec le syndic et faire inscrire les résolutions utiles dans les délais.
4. Contrôler les pièces justificatives des charges et rédiger, si besoin, un avis écrit à joindre à la convocation.
5. Le jour de l'AG : présenter le rapport annuel du conseil et répondre aux questions des copropriétaires.

Des pouvoirs renforcés sur délégation

Lorsque le conseil compte au moins trois membres, l'assemblée peut lui déléguer le pouvoir de prendre tout ou partie des décisions qui relèvent de la majorité simple (article 24), par un vote à la majorité de l'article 25. Le cadre est précis :

• la délégation ne peut pas porter sur l'approbation des comptes, le budget prévisionnel ni les mises à jour légales du règlement de copropriété ;
• l'assemblée fixe le montant maximum des sommes allouées ;
• elle est accordée pour deux ans au plus, renouvelable par décision expresse ;
• le conseil décide à la majorité de ses membres, le président ayant voix prépondérante, et rend compte à l'assemblée qui approuve les comptes.

Responsabilité et limites

Les membres du conseil syndical ne gèrent pas l'immeuble : leur responsabilité ne peut être engagée que pour une faute personnelle commise dans leur mission. Lorsqu'une délégation de pouvoirs est accordée, le syndicat doit souscrire une assurance responsabilité civile pour chacun d'eux. Le conseil peut aussi, si l'assemblée le délègue à son président, engager une action contre le syndic en réparation d'un préjudice subi par le syndicat.

Ses limites sont tout aussi claires : il ne peut ni révoquer le syndic, ni engager des dépenses sans délégation, ni modifier la répartition des charges. Quand le désaccord avec le syndic devient durable, son rôle est de préparer le terrain pour que l'assemblée décide en connaissance de cause, par exemple pour changer de syndic.

Questions fréquentes

Le conseil met le syndic en concurrence ? Obtenez des propositions →