En bref
- Un droit pour tous : chaque copropriétaire, membre ou non du conseil syndical, peut consulter les pièces justificatives des charges avant l'AG qui approuve les comptes.
- Une fenêtre précise : entre la convocation (au moins 21 jours avant la réunion) et l'assemblée, pendant au moins un jour ouvré.
- Des modalités fixées par le syndic : lieu, jours et heures figurent dans la convocation ; les copies sont à vos frais.
- Un accompagnement possible : vous pouvez venir avec un membre du conseil syndical.
- En cas de refus : écrit, mise en demeure, conseil syndical, puis vote contre l'approbation et, si besoin, le juge.
Un droit ouvert à chaque copropriétaire
Chaque année, l'assemblée générale vote l'approbation des comptes de l'exercice écoulé. Pour que ce vote ait un sens, il faut pouvoir vérifier les dépenses au préalable. C'est ce que prévoit l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 : entre la convocation de l'assemblée appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic.
Les modalités pratiques sont précisées par le décret du 17 mars 1967 (article 9-1), dans sa rédaction issue d'un décret du 30 décembre 2015. Ce droit est individuel : vous n'avez pas à justifier d'un soupçon ni à passer par le conseil syndical. Il complète la transparence qu'assure le carnet d'entretien tout au long de la vie de l'immeuble.
À retenir. Le droit de consultation porte sur les pièces justificatives, pas seulement sur les tableaux de synthèse joints à la convocation. C'est la différence entre lire un total et vérifier ce qui le compose.
Le calendrier, de la convocation à l'AG
Tout se joue dans les trois semaines qui précèdent l'assemblée. Mieux vaut repérer les dates dès réception de la convocation, car le créneau de consultation peut être court.
| Moment | Ce qui se passe | Votre réflexe |
|---|---|---|
| J-21 au plus tard | Notification de la convocation, avec l'ordre du jour et les documents comptables (état financier, compte de gestion, budget prévisionnel) | Lire les annexes, noter les postes qui ont augmenté |
| Dans la convocation | Indication du lieu, des jours et des heures de consultation des pièces | Bloquer le créneau tout de suite |
| Entre J-21 et l'AG | Pièces tenues à disposition au moins un jour ouvré | Consulter, prendre des notes, demander des copies ciblées |
| Avant l'AG | Échanges avec le conseil syndical et le syndic | Envoyer vos questions par écrit pour obtenir une réponse en séance |
| Jour de l'AG | Vote sur l'approbation des comptes et le quitus éventuel | Voter en connaissance de cause, faire noter vos réserves au procès-verbal |
| Après l'AG | Notification du procès-verbal aux opposants et défaillants | Deux mois pour contester une décision si vous avez voté contre ou étiez absent |
Quelles pièces consulter
La loi cite notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que les éléments sur les quantités consommées et le prix des différentes catégories de charges. Concrètement, voici ce qu'il est utile de demander et ce que chaque pièce permet de vérifier :
| Pièce | Ce qu'elle permet de vérifier |
|---|---|
| Factures des prestataires | Réalité de la prestation, montant, date, imputation au bon poste et au bon bâtiment |
| Contrats en cours et avenants (ascenseur, nettoyage, chauffage, espaces verts) | Prix contractuel, révisions de prix, prestations incluses ou facturées en plus |
| Relevés de consommation (eau, chauffage, électricité des communs) | Quantités consommées, prix unitaire, cohérence d'une année sur l'autre |
| Contrat d'assurance de l'immeuble | Montant de la prime et franchises, sinistres déclarés |
| Factures de travaux votés | Conformité au devis voté en AG, appels de fonds correspondants |
| Relevés du compte bancaire du syndicat | Paiements effectivement réalisés, mouvements du fonds de travaux |
| Factures du syndic pour prestations particulières | Conformité aux tarifs du contrat de syndic |
L'objectif est de rapprocher chaque poste des charges de copropriété d'une dépense réelle et justifiée. Les pièces doivent être classées par catégories de charges, ce qui facilite ce rapprochement.
Où, quand, comment
Le décret encadre précisément l'organisation de la consultation. Les règles principales :
- Le lieu est fixé par le syndic : soit à son siège, soit à l'endroit où il accueille habituellement les copropriétaires.
- La durée ne peut pas être inférieure à un jour ouvré.
- Les jours et heures sont indiqués dans la convocation. Pour un syndic professionnel, ils doivent se situer pendant les jours et heures d'accueil physique prévus par son contrat.
- Les pièces sont présentées en originaux ou en copies, classées par catégories.
- Les copies que vous demandez sont à vos frais, selon le tarif du contrat de syndic.
- L'assistance d'un membre du conseil syndical est possible pendant la consultation.
Si le créneau proposé ne vous convient pas, écrivez au syndic pour demander un autre jour ouvré avant l'assemblée. Certains cabinets mettent aussi des documents en ligne sur leur extranet ; c'est pratique, mais cela ne remplace pas l'accès aux pièces justificatives si celles-ci n'y figurent pas.
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Vérifier les comptes en 6 étapes
Une consultation efficace se prépare. En une à deux heures sur place, on peut contrôler l'essentiel si l'on arrive avec une liste précise.
- Comparer les deux derniers exercices dans les annexes jointes à la convocation et repérer les postes en hausse de plus de 10 %.
- Lister les questions par poste (chauffage, ascenseur, nettoyage, honoraires) avant de vous déplacer.
- Vérifier les gros montants en priorité : chaque facture correspond-elle à une prestation réelle, au bon immeuble et au bon exercice ?
- Confronter les factures aux contrats : le prix facturé respecte-t-il le contrat et ses clauses de révision ?
- Contrôler les frais du syndic : les prestations particulières facturées sont-elles prévues au contrat, au bon tarif ?
- Consigner vos constats par écrit et les transmettre au syndic et au conseil syndical avant l'assemblée.
Exemple concret
Exemple chiffré. Dans une copropriété de 24 lots, le poste « entretien ascenseur » passe de 3 100 € à 4 450 € d'un exercice à l'autre. Lors de la consultation, une copropriétaire constate que le contrat prévoit une révision annuelle d'environ 3 %, et que l'écart vient de deux interventions de dépannage facturées en plus, dont une concerne l'ascenseur d'un immeuble voisin géré par le même cabinet.
Elle adresse ses constats au syndic une semaine avant l'AG, avec copie au conseil syndical. Le syndic reconnaît l'erreur d'imputation et la facture litigieuse (environ 600 €) est retirée des comptes avant le vote. Sans consultation, cette somme aurait été répartie entre les 24 lots et approuvée avec le reste.
Ce type d'erreur n'est pas forcément volontaire, mais il n'est corrigé que si quelqu'un le relève. Si une charge reste contestée après l'assemblée, les voies de recours sont détaillées dans notre article sur la contestation des charges de copropriété.
Le conseil syndical, relais privilégié
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Contrairement au copropriétaire, dont le droit est limité à la période qui précède l'assemblée, il peut, après en avoir avisé le syndic, prendre connaissance et copie à tout moment des pièces, documents, correspondances et registres liés à la gestion. Il peut aussi se faire assister par la personne de son choix, par exemple un expert-comptable.
Si le syndic ne transmet pas les documents demandés par le conseil syndical dans un délai d'un mois, des pénalités par jour de retard sont prévues, déduites de sa rémunération lors de l'arrêté des comptes. En pratique, solliciter un membre du conseil syndical est souvent le moyen le plus rapide d'obtenir une pièce manquante ou une explication.
Que faire en cas de refus
Si le syndic ne met pas les pièces à disposition, omet les dates de consultation dans la convocation ou multiplie les obstacles, procédez par étapes :
- Demande écrite au syndic (courriel ou courrier), rappelant l'article 18-1 de la loi de 1965 et la date de l'assemblée.
- Lettre recommandée de mise en demeure si la réponse tarde, en fixant un délai compatible avec la date de l'AG.
- Saisine du conseil syndical, qui dispose de son propre droit d'accès permanent.
- Vote contre l'approbation des comptes et demande d'inscription de vos réserves au procès-verbal.
- Recours au juge en dernier lieu, devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble.
Attention. Si vous avez voté contre ou étiez absent, le délai pour contester une décision d'assemblée est de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Notre guide pour contester une décision d'assemblée générale détaille la procédure. Et si le silence du syndic se répète, voyez les recours face à un syndic qui ne répond pas.
Questions fréquentes
Peut-on consulter les comptes de la copropriété avant l'assemblée générale ?
Oui. Entre l'envoi de la convocation de l'assemblée qui doit approuver les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires, pendant au moins un jour ouvré. Ce droit n'est pas réservé aux membres du conseil syndical.
Combien de temps a-t-on pour consulter les pièces ?
La convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion, sauf urgence. La consultation a lieu dans cet intervalle, aux dates indiquées dans la convocation. Le syndic doit prévoir au moins un jour ouvré ; si vous ne pouvez pas venir ce jour-là, demandez par écrit un autre créneau avant l'assemblée.
Quelles pièces le syndic doit-il mettre à disposition ?
Les pièces justificatives des charges de l'exercice soumis au vote, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, ainsi que les éléments permettant de connaître les quantités consommées et le prix des différentes catégories de charges. Elles sont classées par catégories, en originaux ou en copies.
Le syndic peut-il facturer la consultation des pièces ?
La consultation elle-même, aux dates prévues, fait partie de la préparation de l'assemblée. En revanche, les copies que vous demandez sont à vos frais : vérifiez le tarif prévu par le contrat de syndic avant d'en commander un grand nombre. Prendre des notes ou des photos est souvent la solution la plus simple.
Peut-on se faire accompagner lors de la consultation ?
Oui, le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical. Le conseil syndical, lui, peut se faire aider par toute personne de son choix, par exemple un expert-comptable, pour examiner les comptes.
Que se passe-t-il si les comptes sont approuvés malgré une anomalie ?
L'approbation des comptes ne vous empêche pas de contester ensuite une charge mal répartie, mais elle complique les choses. Si vous avez voté contre ou étiez absent, vous disposez de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester la décision devant le tribunal judiciaire.
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